Jednostka certyfikująca to niezależny podmiot przeprowadzający audyty zewnętrzne weryfikujące zgodność firmy z normą, np. ISO 9001 czy ISO 14001, i wydający lub podtrzymujący ważność certyfikatu.
Utrzymanie certyfikatu ISO wymaga regularnych audytów wewnętrznych firmy oraz okresowych audytów przeprowadzanych przez jednostkę certyfikującą, weryfikujących zgodność rzeczywistych praktyk ze spisanymi procedurami.
Jak wygląda proces certyfikacji w praktyce
Proces zwykle zaczyna się od tzw. audytu certyfikującego etapu pierwszego, podczas którego jednostka sprawdza kompletność dokumentacji systemu zarządzania (np. procedur, instrukcji, zapisów) pod kątem zgodności z wymaganiami danej normy. Jeśli dokumentacja jest wystarczająca, następuje etap drugi — audyt na miejscu, w trakcie którego audytor obserwuje rzeczywiste procesy w firmie (np. sposób realizacji usługi sprzątania u klienta, obieg reklamacji, szkolenia personelu) i konfrontuje je z zapisaną procedurą. Po pozytywnym wyniku jednostka wydaje certyfikat ważny zwykle przez trzy lata, ale utrzymanie go wymaga corocznych audytów nadzoru sprawdzających, czy system wciąż funkcjonuje zgodnie z założeniami.
Czym jednostka certyfikująca różni się od organu kontrolnego
Jednostka certyfikująca nie jest organem administracji publicznej ani instytucją kontroli państwowej (jak np. Państwowa Inspekcja Pracy czy sanepid) — to komercyjny, niezależny podmiot, wybierany i opłacany przez samą certyfikowaną firmę, akredytowany do wydawania certyfikatów zgodności z określonymi normami. Wiarygodność jednostki certyfikującej potwierdza jej własna akredytacja, nadawana przez krajowe centrum akredytacji — warto to sprawdzić przed podpisaniem umowy, ponieważ certyfikat wydany przez nieakredytowaną jednostkę może nie być uznawany przez zamawiających w przetargach publicznych.
Praktyczna wskazówka: w przetargach na usługi sprzątania zamawiający często wymagają konkretnie akredytowanego certyfikatu ISO 9001 lub ISO 14001 jako warunku udziału — warto to zweryfikować odpowiednio wcześnie, bo sam proces certyfikacji od audytu wstępnego do wydania certyfikatu trwa zwykle kilka miesięcy.
Dlaczego firmy sprzątające decydują się na certyfikację
Poza wymaganiami formalnymi w przetargach publicznych certyfikat wydany przez uznaną jednostkę certyfikującą pełni funkcję zewnętrznego potwierdzenia jakości dla klientów biznesowych, którzy sami podlegają audytom dostawców. Dla firmy sprzątającej wdrożenie systemu zarządzania jakością wymaganego przez normę bywa też okazją do uporządkowania wewnętrznych procedur — od doboru chemii, przez szkolenie personelu, po sposób reagowania na reklamacje — niezależnie od samego faktu posiadania certyfikatu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy audyt wewnętrzny zastępuje audyt jednostki certyfikującej?
Nie, oba są potrzebne — audyt wewnętrzny to samodzielna kontrola firmy, a audyt jednostki certyfikującej to niezależna, zewnętrzna weryfikacja wymagana do utrzymania certyfikatu.